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文书档案数字化管理的策略探究

学术期刊发表网 位置:管理论文 时间:2022-03-25 09:41 (12)

摘要:摘要:文书档案管理的数字化提高了管理的效率,而且降低了使用风险,是低成本和高效率的档案管理方式。新形势下还要从数字信息技术发展趋势出发,建立可以高效共享的管理模式,最大

  摘要:文书档案管理的数字化提高了管理的效率,而且降低了使用风险,是低成本和高效率的档案管理方式。新形势下还要从数字信息技术发展趋势出发,建立可以高效共享的管理模式,最大化提升数字化利用率,满足应用需求。

  关键词:文书档案;数字化;建设措施

档案

  文书档案管理不仅涉及归类、整理与校对,还需要构建有效的档案共享服务体系,有效满足各方面的档案使用需求。数字化文书档案管理的优势在于突破传统纸质档案管理方式的局限,减少大量的人力成本与时间消耗,从而提高文书档案管理的整体效率。应当基于数字信息技术探索文书档案管理的新模式,通过计算机形成文书档案目录和数据库,切实提高数字化档案的利用率,保证文书档案的准确性。本文探索加强文书档案数字化管理水平的工作措施。

  一、文书档案数字化管理的重要意义

  (一)有助于档案信息的共享

  文书档案数字化为文书档案的网络化应用奠定了基础。通过对文书档案的扫描、入录等数字化存储,可以提升文书档案的通用性,强化文书档案使用中的安全性,实现了文书档案的可视化,有助于文书档案在各种新型媒体上使用传播。各部门可以在经过授权后实时调取文书档案,依托档案管理系统快速查找到需要的文书档案。采用数字化档案管理方式节约了文书档案管理工作的时间,促进了各部门之间的信息交流,保证在信息安全的前提下提高档案信息获取的及时性,创新了文书档案的管理模式,实现了各部门之间档案的便捷共享。文书档案数字化促进了各方面工作的顺利开展,提高了档案利用率。例如,通过计算机系统可以设置文书档案的检索条件,通过逻辑计算、属性检索或模糊记忆能够快速在少量档案信息中寻找到需要的文书档案。数字化档案方便了档案信息的运用,进一步彰显了文书档案信息的实用价值。

  (二)保证档案信息的安全性

  随着档案在部门间、单位间传递应用的越发频繁,文书档案数量的不断增加,文书档案形式的日渐多元化,需要有效的方式稳妥保存原始档案,并且满足日益广泛的文书档案使用需求。文书档案数字化实现了对原始档案的精准复制,有助于提取文书档案的关键信息,有效防止了文书档案在运转过程中的损毁风险。随着档案保护技术的日渐发展,以数字档案为主要形式的文书档案有效降低了纸质档案的损毁风险,提高了档案的辨识度,实现了档案管理的标准化,可以在规范的防护机制下实现档案的高效运行,既满足了各方面的文书档案应用需求,又能记录数字档案的运行轨迹,有助于文书档案管理人员把握各方面的需求,分析潜在的风险因素,从而加强了对文书档案的控制力。虽然网络环境下数字档案运行面临着来自互联网的风险,但是数字技术拥有无限的进步空间,可以通过技术创新实现对文书档案更好的保护和控制。

  (三)提升档案编辑的灵活性

  文书档案涉及的内容较为庞杂。一方面,档案信息来源复杂,既有单位内部各部门上缴的档案,也有单位之间往来公文等。这些档案类别复杂,处理方式各异,虽然蕴含着重多高价值的信息,但是编辑起来耗时费力,需要档案管理人员投入极大精力。另一方面,文书档案管理的流程复杂,需要分门别类的存储,尤其是一些老旧文书档案管理起来的难度较大,年代久远的档案难以有效辨识。采用数字化的方式将文书档案录入到计算机当中,不仅可以精准识别数据类型,还可以通过一系列的软件自动检测各方面上缴档案是否存在漏洞,而且有助于实现档案管理的标准化,发挥各方面在文书档案管理中的基础作用,不仅分担了专职文书档案管理人员的工作压力,而且提升文书档案管理的灵活性,适宜在越发复杂、多样、海量信息时代开展文书档案管理。

  二、文书档案数字化管理的主要困境

  (一)整理与保存的问题

  文书档案数字化是文书档案管理的发展趋势,但是这一过程中需要克服诸多难点。目前,传统的文书档案管理方式仍被某些单位沿用,在时间与空间方面消耗的资源巨大,长期以来形成了只重视纸质档案管理和不重视数字化档案建设的问题。很多单位对文书档案数字化建设的重视不足,没有根据文书档案数字化的需要拟定工作计划,没有在资金方面给予支持,不能根据单位的文书档案管理数字化需要配置足够的计算机设备。一方面,文书档案数字化的专业性低,相关操作不标准,数字化文书档案的质量低,达不到档案共享的基本要求。另一方面,文书档案数字化的进程缓慢,除了当下档案可以方便地实现数字化以外,老旧档案数字化进展缓慢,相关工作存在严重的滞后性,不利于建成具备规模的文书档案数据库。还有些单位文书档案数字化没能得到第三方的有效支持,不能通过专业机构全面提升文书档案数字化的工作效率。

  (二)文书档案安全性低

  文书档案数字化工作是一项系统性较强的工作,虽然将纸质档案数字化本身不存在风险,但是工作过程中或数字档案使用中仍存在一些风险,如果不能有效解决技术方面的问题,可能导致数字化文书档案管理混乱和档案信息流失的风险。例如,数字化档案存在更高的数据被篡改风险,尤其是一些数据信息很容易发生改变。数字化档案需要优化管理结构,强调依托科学的组织结构保证安全性和保密性。但是,有些单位缺乏对文书档案数据库的顶层设计,没能形成本单位的文书档案特色数据库,导致文书档案数字化建设的体系不科学,严重的影响了数字化文书档案的使用。当前,基层单位在文书档案数字化建设进程中还缺乏强有力的技术标准,有时未能按照程序开展文书档案数字化工作,可能导致档案信息泄露的情况,进而威胁到数字化文书档案的安全性。

  (三)档案员的素养较差

  文书档案数字化建设要求档案员具备较强的数字信息意识,强调档案员掌握档案数字化的技术方法,具备创新意识和互联网思维,对档案员的职业素养提出了更高要求。但是,基层单位普遍缺乏专业的档案员,现有档案员的信息技能水平普遍不高,很多档案员未能全面掌握纸质档案数字化的修订技术。兼职从事档案管理人员普遍多于专职档案员,人手匮乏严重的拖慢文书档案数字化的进程。由于高素质、高技术的档案管理人才缺失,相关的培训机制还不完善,不能有效普及档案数字化的技术知识,缺乏对档案数字化建设的良好宣传,使得基层单位仍然存在着重保管、轻服务的档案管理工作思维。由于技术人员不足,现有档案员熟悉了传统档案管理方式,一些单位仍然长期存在档案管理“两套制”的现象,纸质文书档案与数字化文书档案兼容性低,数字化文书档案仅能以被动方式存在,长期未能发挥数字化文书档案的价值。数字化时代对档案员的技术提出更高要求,迫切需要各级单位引进数字化的档案管理人才。

  (四)管理平台建设滞后

  文书档案数字化主要目标是提高文书档案的管理效率,为文书档案的广泛共享奠定基础。由于基层单位用于档案管理的资金有限,文书档案数字化的发展规划时间跨度长,使得当前普遍重视纸质档案的数字化,未能从档案管理端向档案服务端有效延伸。现实情况下,文书档案数字化建设缺乏一体化的工作平台,缺少档案数字管理的分工协作机制,各部门未能基于统一的档案管理软件加快文书档案的数字化进程。例如,单位的OA办公系统与数字化档案中心未能联通,致使当下数字档案未能被有效收集。各部兼职档案员内缺乏操作平台不能参与到纸质档案数字化过程中,严重浪费了档案数字化建设的人力资源。由于缺少档案共享系统,致使数字化文书档案的实用价值未能充分显现出来,不能激发各方面参与数字化档案管理的热情,导致文书档案数字化仍停留在理论或实验阶段,未能发挥数字化文书档案的实际应用价值。

  三、文书档案数字化管理的优化措施

  (一)制定统一的工作规划

  加快文书档案管理的数字化进程,依托信息化方式开展文书档案管理实践,对于体现文书档案的应用价值有重要意义。新时代还要创新文书档案数字化工作的思维,高度重视开展文书档案数字化工作,做好相关工作进程的统一规划。首先,广泛宣传文书档案数字化的意义,形成良好的文书档案数字化建设氛围,引起各方面对文书档案数字化的关注,并且制定相应的工作规划。其次,出台文书档案数字化工作规章制度,明确文书档案管理工作的基本要求,完善相关工作的监督机制,推动文书档案数字化工作取得实质性进展。第三,根据文书档案数字化工作需要配置必要资源,加强建设资金的支持力度,配置必要的设施设备,必要时引进第三方专业机构辅助推动此项工作建设。第四,出台文书档案数字化的作业标准,基于本单位的实际情况制定相关操作流程,把相关数字技术标准纳入到档案数字化流程当中。文书档案数字化过程中还要借鉴相关单位的经验和做法,保证各项工作得到有序推进。

  (二)优化档案存储的机制

  为了充分发挥数字化文书档案的应用价值,保证文书档案数字化管理的有序推进,减少后续应用中存在的风险,还要完善文书档案数字化的存储机制。一方面,积极贯彻推行相关作业标准,强调单位内部各部门按照既定标准开展相关工作,实现文书档案的标准化录入。另一方面,把重点放在建设标准化的文书档案数据库方面。包括健全全文数据库和目录数据库,并且保持两者之间的紧密联系,提高数据信息的兼容性。具体来说应当建立规模适当的综合型文书档案管理系统,不仅能够做到条目级信息的直接录入,而且可以提高档案信息访问的便捷度。该数据还要保证能够对所有文书档案数据信息进行结构化处理,从而提升文书档案的利用率。而且,各单位还要加强与文书档案数字化相关保障技术的建设工作,不断完善本单位的文书档案数字化建设操作规程,从而逐步提升文书档案的管理水平,为数字化文书档案共享奠定基础。

  (三)增加技术设备的投入

  档案数字化是档案管理领域的前沿技术,需要不断提升技术设备的整体水平,从而应对更加复杂的档案管理环境和日益个性化的档案使用需求。新形势下还要大力加强文书档案数字化管理的资金投入,保持设施设备符合文书档案应用的现实需要。首先,应当整合现有档案管理技术力量,成立专门的数字化档案室,保证档案管理部门的功能合理,责任分工明确,根据现实需要配置专业的档案管理设备。其次,实现纸质档案与数字化档案的综合管理,配置数字化的档案库房监控系统,保证档案数字化需要的打印机、扫描仪等设备符合工作要求。第三,还要加强网络建设工作,构建更加专业的文书档案管理平台,基于可视化管理系统方面专兼职档案员作业,切实提高档案信息交流的实时性与精准性。发挥快速信息传递机制的积极作用,有效提高档案数字化的效率。第四,适当引进专业技术支持部门,发挥社会专业机构积极作用,通过招标采购的方式引进第三方服务机构,依托第三方专业设备人力资源弥补设施设备不足问题,从而提高数字化文书档案的质量,加快文书档案数字化进程。

  (四)培养专业的档案人才

  档案数字化需要依托专业技术人才开展相关工作,只用提升档案管理人才的专业技术能力,构建专业的档案管理队伍,才能满足文书档案数字化工作的现实需要。为此,还要从现有档案管理人员的专业水平出发,拟定档案管理人才的建设计划。首先,完善档案技术人才的引进交流机制,积极通过社会招聘、人才交流等方式引进急需的数字化档案管理人才。在选拔档案管理人才时应当做到严格把关,不仅要考察其从业资格,更要考察档案管理人才的创新技术与职业素养。其次,创新档案管理人才的培养模式,优化档案技术人才的培训方式,应当采用规模化授课和自主学习相结合的机制,重视扩大档案技术人才自主成长的路径,通过课题研究、小组活动和从业资格评价等方式提高档案技术人才的专业性。第三,构建专兼职档案技术人才相互配合的档案管理工作队伍,强调明确档案管理工作分工,发挥各方面工作人员的辅助作用,积极增加档案管理人手,要求相关部门加大对档案管理部门的人员支持力度。能否组建具有创新精神和专业素养较高的专业队伍直接关系到档案数字化成败,还要在人力资源整合的过程中推动档案数字化建设工作的快速发展。数字化档案具有许多纸质档案管理方式无可比拟的优势,可以使文书档案的编辑、整理、应用更加灵活,符合档案管理的未来趋势,有助于充分发挥档案的应用价值。我国文书档案数字化起步较晚,相关工作标准还不统一,缺乏专业技术人才。还要从文书档案的应用需求出发,切实宣传文书档案数字化的价值,形成完善的档案数字化建设机制,提高文书档案数字化的水平。

  [参考文献]

  [1]孙巍.文书档案数字化管理策略分析[J].档案时空,2018(10).

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  [3]魏岩峰.浅谈建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].黑龙江科技信息,2016(29).

  [4]刘亚红.电力企业加强文书档案管理的策略探讨[J].城建档案,2015(07).

  [5]何晓敏.关于文书档案数字化管理策略分析[J].现代经济信息,2014(06).

  作者:程荣

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