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城建档案归档质量问题及解决对策

学术期刊发表网 位置:管理论文 时间:2022-04-21 09:02 (12)

摘要:摘要:随着城市建设的快速发展,城市建设、管理工作对优质城建档案(以下统称档案)资源日益增长的需求同档案归档质量不高、内容不齐全的矛盾日渐突出。如何提高档案归档质量,已成为城

  摘要:随着城市建设的快速发展,城市建设、管理工作对优质城建档案(以下统称“档案”)资源日益增长的需求同档案归档质量不高、内容不齐全的矛盾日渐突出。如何提高档案归档质量,已成为城建档案管理部门(以下统称“档案管理部门”)亟须研究解决的一个重要问题。

  关键词:城建档案 归档 质量 对策

城建档案归档质量问题及解决对策

  一、档案归档质量存在的主要问题

  1. 档案形成质量不高。如施工记录、试验记录、质量 验收记录等施工文件编制还不规范,签字盖章手续还 不齐全,代(漏)签字、漏盖章现象普遍存在。许多施工 物资出厂证明、合格证多为复制件。相关竣工图未严格 按照设计变更通知单更改或修改不到位。

  2. 档案分类组卷不科学。如将项目建设两个以上不 同阶段的文件材料随意组合在一起,未严格按照项目 建设阶段进行分类排列组卷,人为割裂文件材料之间 的有机联系,档案分类、组卷不合理,案卷题名难以准 确揭示卷内文件材料内容,不便于查找利用。

  3. 档案整理不尽规范。如会议记录、合同(协议)等, 普遍没有重新补拟文件题名,查阅利用困难。卷内文件 排列、编号不规范,错(漏)编页号现象屡见不鲜。多数 档案整理人、检查人未在卷内备考表签字。一些案卷还 存在着装订不结实乃至卷内文件掉页现象。

  二、问题存在的主要原因

  1.档案归档责任落实不到位。《报送竣工档案责任 书》制度取消后,档案管理部门无法自项目建设伊始就 对档案工作进行跟踪指导,导致项目档案工作任务不 明确、责任落实不到位,管理混乱。许多项目在临近验 收时才知晓需要移交项目档案,匆忙采取拼凑补救办 法突击开展收集归档工作,档案归档质量大幅下降。

  2.档案标准贯彻执行不到位。由于建设单位重视程 度有限以及档案管理部门跟踪指导不够,建设单位既 不掌握项目档案工作标准(以下统称“标准”),也未对 标准贯彻执行进行全面策划和组织实施,致使标准执 行不到位,归档质量下滑。

  3. 档案接收进馆质量把控不到位。由于协调不到 位,项目主管部门和相关单位对档案工作支持有限,加 上建设单位向档案馆移交档案积极性不高,导致接收 进馆档案质量难以把控,进馆档案质量参差不齐。

  三、解决问题的对策

  针对档案归档质量问题,笔者认为应从前端控制、 过程控制、结果控制三个方面,全面提升档案归档质 量。前端控制,即落实项目档案工作任务,解决任务不 明晰、责任不到位问题;过程控制,即运用 SDCA(Standard,标准;Do,执行;Check,检查;Action,总结)循环管 理模式严格把控标准在项目文件收集、整理过程中的 贯彻执行,解决标准执行不到位问题;结果控制,即把 好档案接收进馆质量关,解决进馆档案质量把关不严 问题(如图 1 所示)。

城建

  1. 前端控制,促使建设单位将档案工作纳入议事日 程。针对项目档案前期管理缺位问题,积极取得项目主 管部门支持,确保档案管理部门自项目建设伊始就介 入项目档案工作,督导建设单位将档案工作纳入项目 建设议事日程,促进档案工作与项目建设同部署、同检 查、同推进。

  (1)明确项目档案工作任务。由项目主管部门负 责,督促建设单位在项目审批阶段就与档案管理部门 取得实际联系。档案管理部门应一次性告知档案移交 进馆范围和质量,明确双方责任和义务,为做好项目档 案工作奠定基础。

  (2)落实项目档案工作责任。建设单位应根据档案 管理规定,明确项目档案工作分管领导,确定档案管理 机构,配备专职档案人员,具体负责项目文件形成、收 集、整理、监督、检查和指导,汇总项目档案,并及时报 送档案管理部门。建设单位同参建单位签订项目建设 合同时,应专门设立档案管理条款,明确项目档案归档 质量和责任。监理合同还应明确监理单位对监理项目 档案真实性、准确性的审查责任。建设单位相关部门、 参建单位应设置兼职档案人员,具体负责所承担项目 文件材料的收集、整理、归档工作。

项目

  2.过程控制,借鉴 SDCA 管理模式强化标准贯彻 执行。针对标准贯彻执行不到位、档案归档质量不高问 题,我们充分借鉴 SDCA 循环管理模式对标准执行进 行了全面梳理,并在工作实践中总结出相应的标准执 行方法。

  (1)明确标准,指导建设单位制定标准执行计划。 制定标准执行计划,是推进标准贯彻执行的前提。①明 确项目档案标准。项目开工前,档案管理部门应对项目 档案归档质量进行交底,促使项目档案人员知晓项目 文件形成、收集、整理不同阶段需要执行的不同标准。 ②辅导建设单位制定标准执行计划。针对项目文件收 集、整理不同阶段对不同标准的需求,辅导建设单位制 定标准执行计划,从标准名称、执行主体、方式方法等 方面将标准执行、检查等环节工作计划周全,明确执行 人员,落实检查责任,完善评价机制,为做好标准执行 奠定基础。

  (2)采取措施,督导建设单位将标准执行落到实处。 档案归档质量高低取决于标准执行程度。应使档案人员 养成按标准收集、整理项目文件的好习惯,促使标准要 求转化为档案人员收集、整理项目文件的自觉行为。① 加大标准执行培训力度。采取集中培训、上门培训等方 式,促使建设、参建单位档案人员熟练掌握标准执行技 能。②将标准执行纳入相关人员岗位职责。督导建设、参 建单位将标准执行纳入档案人员工作职责,促进标准执 行与项目文件收集、整理有机结合。③养成标准执行好 习惯。指导档案人员把标准执行方法固定下来,形成具 体操作步骤,不断巩固并形成习惯。④促使标准执行形 成完整闭环。结合项目文件形成质量不高等档案质量常 见问题,督导建设单位通过对标准进行分解与落实,将 标准要求嵌入档案人员岗位职责,促使标准执行形成完 整闭环(如图 2),减少问题、提高质量。

  (3)健全制度,做好标准执行监督检查。通过档案 管理部门监督检查,推动建设单位建立标准执行检查 考核机制。①促进标准执行监督检查制度化。项目档案 工作分管领导应定期听取项目文件收集、整理情况汇 报,协调解决标准执行过程中存在的问题。②推动标准 执行监督检查常态化。一方面,档案管理部门应结合项 目建设进度,定期对项目文件收集、整理情况进行检查 指导;另一方面,建设单位检查项目建设质量、安全、进 度时,应同步检查项目文件收集、整理情况。③严格标 准执行评价制度。建设单位对参建单位进行合同履约 考核时,应同步对项目文件收集、整理情况作出评价, 并把是否符合标准要求作为合同款支付前提条件。

  (4)总结经验,持续推进档案归档质量提升。总结 标准执行情况,改进标准执行方法,为促进标准执行积 累经验。①总结推广标准执行经验。档案管理部门通过 检查指导,将好的做法应用到后续标准执行。如我们推 行建设、参建单位集中开展项目档案整理工作,由档案 管理部门进行现场指导的做法,既促进了标准执行,也 提升了档案归档质量。②建立标准执行反馈制度。档案 管理部门应定期征求建设单位关于标准执行过程中存 在的问题,便于改进标准执行方式,促进标准执行良性 循环。

  3. 结果控制,严格把控档案接收进馆质量关。针对 档案进馆质量把关不严问题,在做好指导服务、保持联 系基础上,主动协调住建、产权登记部门,建立健全档 案接收进馆联合把控机制,提高档案进馆质量。

  (1)全面实施档案移交进馆前质量审查补缺制度。 对建设单位报送的拟移交进馆档案,经审查确认为不 符合标准要求的,档案管理部门应一次性告知建设单 位,限期整改。待档案质量符合标准要求后,方可出具 档案合格认证文件。

  (2)把好项目备案登记关。住建部门开展项目备案 时,应认真查验拟备案项目档案移交进馆情况,未取得 档案管理部门出具的档案合格认证文件的项目,不予 以备案。

  (3)把好项目产权登记关。产权登记部门开展产权 登记时,对未取得档案合格认证文件的项目,不予办理 产权登记。 总之,提高城建档案归档质量,既需要项目主管 部门的高度重视和大力支持,也需要抓好抓实档案标 准的贯彻执行,更需要相关部门支持配合,共同把好 档案接收进馆质量关。只有这样,才能确保城建档案 的归档质量。

  作者:蔡 军

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