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电子档案的异地备份管理策略

学术期刊发表网 位置:管理论文 时间:2022-04-24 08:55 (12)

摘要:摘要:电子档案异地备份能够有效确保档案信息的安全,这也是构建档案安全体系的重要方法。电子档案在异地备份的过程中,应该以安全、稳定、通用和智能为基本原则,并通过多种科学管

  摘要:电子档案异地备份能够有效确保档案信息的安全,这也是构建档案安全体系的重要方法。电子档案在异地备份的过程中,应该以安全、稳定、通用和智能为基本原则,并通过多种科学管理方法,全面保证电子档案的安全性。因此,本文主要对电子档案的异地备份管理策略进行深入探究,希望能为相关档案管理部门提供一定的借鉴和参考。

  关键词:电子档案 异地备份 安全管理

电子档案的异地备份管理策略

  随着我国信息技术的不断发展,电子档案保存技术越发先进和完善,同时异地备份管理工作也逐渐成熟,但从目前来看,我国电子档案异地备份管理工作仍然存在一定的问题,部分地区并没有充分认识到该项工作的重要性。因此,国家相关部门应该大力普及电子档案异地备份管理工作,并适当加大投入力度,完善人才培养和引进机制,从而为电子档案异地备份管理工作水平的提升提供可靠保证。

  一、电子档案异地备份管理概述

  在过去很长一段时间,我国档案在面临各类重大自然灾害或突发事件时,都会受到一定的损失[1]1。随着信息技术的衍生和发展,电子档案应运而生,从法律效力角度来看,电子档案和纸质档案具有相等的地位。相较于纸质档案,电子档案更便于保存,利用更加高效,安全性也更高。近几年来,我国档案保护技术不断发展,电子档案管理工作日趋成熟,这也为电子档案异地备份工作打下了良好的基础。目前,我国可以实现永久保存和利用的电子档案主要有三种:第一,在设计中完成,并能实现不限次修改和利用的电子文件,如Excel文件、Word文件等等;第二,在收集中完成,并具有档案保存价值的电子文件;第三,将纸质档案经过扫描机扫描而得到的、和纸质档案具有相同法律效力、不可被更改的电子文件,如PDF文件、TIF文件等。这些电子文件都可以借助不同的载体保存,同时这也为电子档案异地备份管理工作的开展奠定了坚实基础。

  二、电子档案异地备份管理的可行性

  1.异地备份保存成本低,占用空间少。相对于纸质档案管理,电子档案异地备份不仅成本低,占用空间少,并且能够更方便地提取和使用。电子档案异地备份可以根据不同的需求选择不同的载体形式,如光盘、磁盘、缩微胶片、硬盘等,必要的时候还可以打印成纸质档案,随用随取,不仅不受地域限制,还能够有效避免意外丢失或烧毁、损坏。

  2.提供安全高效的档案信息提取环境。电子档案的保密措施会高于传统的纸质档案管理,电子档案可以将信息与互联网紧密联系在一起,只要有网络,有客户授权终端,就能够确保档案不丢失,且储存数量也不再受库房限制。用户无论身处何方,只需要去当地的档案管理部门进行备份,就可以随时查看档案信息,确保档案不会因为人为原因造成丢失,方便快捷。

  三、目前电子档案异地备份存在的问题

  1. 对电子档案异地备份的重要性认识不足。电子档案异地备份工作,通常需要耗费大量的人力和财物资源,工作量也比较大,同时我国大多数地区爆发严重自然灾害或出现突发事件的概率较低,很多档案保管单位都抱有侥幸心理,片面地认为意外永远不会降临,导致许多档案保管单位开展电子异地档案备份工作的积极性不高,这项工作只是流于形式,大都敷衍了事[2]7。甚至少部分单位根本就没有将电子档案异地备份纳入日常工作,不仅缺少详细的工作方案,也没有制订长远计划,这很不利于电子档案异地备份工作的有序开展。

  2. 对电子档案异地备份缺乏顶层设计和统一规划。从我国目前实际情况来看,国家相关部门只要求副省级市及以上地区的档案馆开展电子档案异地备份工作,而对地级、县级等地区,只停留在提倡阶段。相关管理部门并没有对下属地区的档案馆出台相应的管理政策和详细的工作安排,这导致我国电子档案异地备份工作的开展范围和开展水平十分有限。

  3. 电子档案异地备份选址不符合相关要求。目前我国电子档案异地备份工作是在各地区档案馆自愿结对的基础上开展的,这尽管能在一定程度上激发各地区的异地备份热情,但备份基地的选址质量却很难得到充分保证,这也造成我国部分地区档案馆的建设并没有完全符合规定标准。异地备份是为了给档案提供安全备份的,如果两个地区相邻过近,一旦某地发生自然灾害,两个城市都受到影响,从而失去了备份的作用。

  4. 对电子档案异地备份的投入不够。电子档案异地备份工作的周期较长,无论是备份过程中,还是备份后的管理工作,都需要大量的人力资源和财力资源支撑[3]15-17。但从目前来看,我国大部分地区的档案馆都处于资金短缺的状态,现有资金只能勉强维持日常运转,根本没有多余的资金用于电子档案异地备份。四、电子档案异地备份管理的基本原则

  1. 安全原则。电子档案异地备份管理需要通过载体、技术和地点三个方面来保障电子档案的安全。电子档案的载体物理性能优异,具备良好的耐久性,才能够长期保存,从而保证电子信息的真实性、可读性、完整性。另外,电子档案是通过安全的信息技术进行备份、查阅,备份基地安全系数高,不仅能够有效抵御人为破坏或者自然灾害,强大的云端防火墙还能够避免黑客入侵,确保了电子档案安全。

  2. 稳定原则。电子档案异地备份数据不再受到空间的限制,备份的主要目的是为了实现数据保护,因此任何紧急情况下,使用者都可以通过电子档案备份信息读取真实有效的内容,这就要求电子档案备份数据必须随时可用[4]27-31。另外,备份数据必须具备长期可读性,并且可以远程操作,方便快捷。

  3. 通用原则。电子档案异地备份应该确保云端数据不会因为软件过时而无法读取,由于我国的信息化建设尚未完全统一,就导致各个领域所使用的软件都是不一样的,许多系统之间信息无法共享,为数据使用和传播带来了极大的阻碍。因此,电子档案必须具备较强的通用性和实用性,确保资源能够被各种软件系统使用、下载、读取等。

  4. 智能原则。电子档案异地备份管理系统是为了保证数据安全的,因此应该具备智能性,通过同步传输或者异步传输等方式,随时随地定时更新档案备份,有效地避免档案出现失效或错误现象。在出现问题时,系统可以智能响应,报警的同时提供错误报告,确保相关人员及时处理。在自动备份的过程中,备份系统还应该具备日志记录功能和简单的数据统计功能,方便必要时后台查看相应的数据。

  五、电子档案异地备份管理的完善措施

  1.提高相关部门对电子档案异地备份管理的认识。各级档案管理部门必须深刻意识到电子档案异地备份管理的重要性,将电子档案异地备份管理作为档案安全体系建设中最重要的方法,积极向当地的政府和党委汇报,争取政策扶持,严格把控电子档案的每一个环节,层层审批,并且加设不同载体的备份,及时将电子档案上传到云端系统,从而确保其完整且长久可读。电子档案管理人员必须加强自身的团队建设,确保档案转化过程的私密性和安全性,电子档案禁止签派外包人员,要形成录入审批、鉴定审批、备份审批、调取审批的系统流程,严防电子档案信息被非法盗用[5]40-42。另外,应该加强各地的联网工作,方便及时获取相应的信息,及时更新云端数据。只有让各级档案管理部门认识到电子档案异地备份管理的优势以及便携性,才能更好地开展有关工作。

  2.完善电子档案异地备份管理制度。为了确保电子档案长久发展,有关部门必须完善电子档案异地备份管理制度,应根据《档案法》有关规定以及各行业相关的标准制定和完善电子档案提取操作管理制度,明确管理细则,构建一套包含设备使用、人员管理、档案管理三方面齐全的工作制度以及紧急意外事件处理预案,将异地备份根据等级进行有效划分,落实责任制度的同时,提高电子档案异地备份管理效率。

  3.做好电子档案异地备份选址工作。异地备份是为了给电子档案提供更安全的地方,因此在进行电子档案异地备份地址选择上,要注意异地备份对应城市应该选择在地理位置不同、城市距离较远的地方进行,这样才能够真正实现档案材料异地备份的作用。因此,相关工作人员应该加强对我国地震、自然火灾、水灾、海啸、泥石流等自然灾害的调查,确保异地备份基地选址符合“两地相距300公里以上,且不在同一流域或同一地震带上”的要求。

  4.加强电子档案异地备份数据的顶层设计。电子档案备份数据是关系到文件数据信息长期存储和安全的重要事项。要有长远的统筹和计划,有关部门必须打造全国备份数据的总体架构,构建多方位的实施战略和清晰的发展前景、基本布局和推进进程。国家档案局相关业务指导部门应从组织协调、工作实施、规章制度制定、技术应用、人员管理、电子档案备份数据规范、考核等方面,带头制定和颁布档案领域数据备份要求和办法。计划、督促推进责任追究等制度,各级部门提出具体要求,确保我国电子档案备份数据管理制度的建立和健全。

  5.加大对电子档案异地备份的投入力度。电子档案异地备份对设施要求高,投资预算大,开发周期长。在当今市场经济体制下,档案馆依靠相对有限的预算来开展这项工作可以勉强维持。随着工作中人员和时间的逐渐变化,很多运营管理成本会凸显出来,因此我们应该尽快启动国家的政策扶持制度,以获取更多资金投入和应用。通过向上级部门积极汇报等形式,找到最佳的解决办法,主动节约开支,申请更多方面资金支持,从而增加必要的智能化技术装备,为后续的工作提供物质保障。

  6.提高工作人员专业素质。馆藏电子档案的形成最常见的方法就是纸质档案数字化转换或者电子归档。数字转换工作大部分是由外包公司完成的,安全隐患十分严重。因此,想要提高电子档案异地备份管理质量,就要不断提高工作人员专业素质,建设优质团队,提高工作人员的安全意识,确保档案在加工的过程中不会因为人为原因造成损坏、丢失和泄露。同时,加强网络监管机制,提高系统的安全性能,避免电子档案在云端出现病毒感染,或因存放电子文件载体质量不合格等因素威胁电子档案的安全。

  7.加强电子档案异地备份过程中的安全管理。档案管理部门必须建立电子档案传播安全机制,通过开设局域网等方式,提高电子档案传播安全系数。电子档案形成后,必须立刻存储到相应的设备当中,避免存储设备所处环境严重影响电子档案信息安全,存放地点必须远离强烈磁场、电场、高温环境等,避免设备损坏。另外,相关人员必须确保存档计算机的安全性能,设置网络防火墙,避免计算机受到病毒、黑客攻击。在软件设计方面,工作人员应做好档案的分类工作,将公开档案和非公开档案存放在不同数据库,以免造成非公开电子档案泄露。

  8.合理授权终端端口。电子档案异地备份是在联网的情况下进行的,因此,相关部门必须加强合理终端授权机制,档案管理部门根据需要发放档案下载使用权限,避免出现盗用、滥用等现象。针对有需求的端口,管理部门可以发放部分权限。例如,可以下载、转存、更新备份等,但对后台进行严格把控,并在一个地区仅授权一个或几个端口使用,从而加强联网形式下的电子档案异地备份安全工作。这样不仅能够提高各地区档案管理部门的工作效率,同时也能更好地管理电子档案。

  参考文献

  [1]国家档案局科技信息化司.推进档案信息化建设实施好“强基工程”[N].中国档案报,2021-09-20(1).

  [2]杨循.自贡市档案馆与苏州市吴江区档案馆签署电子档案异地备份合作协议[J].四川档案,2020(6).

  [3]童丽娜“.互联网+”大数据时代下城建档案电子化异地备份探索与研究[J].城建档案,2020(10).

  [4]陈淑华.我国档案异地备份制度发展脉络、主要问题与建构策略研究[J].档案与建设,2019(7).

  [5]郑金月.建设融入数字政府大格局的新一代数字档案馆——浙江省档案馆全国示范数字档案馆创建工作综述[J].中国档案,2020(1).

  作者:李 聪

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