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高校声像档案管理现状与对策思考

学术期刊发表网 位置:管理论文 时间:2022-04-24 09:02 (12)

摘要:摘要:通过对 20 家高校档案馆声像档案管理状况的调查,分析了当前国内高校声像档案管理现状,揭示了高校在声像档案管理上存在的重视程度不够、声像档案收集不齐全、专业人才短缺、管

  摘要:通过对 20 家高校档案馆声像档案管理状况的调查,分析了当前国内高校声像档案管理现状,揭示了高校在声像档案管理上存在的重视程度不够、声像档案收集不齐全、专业人才短缺、管理工作不规范、管理系统不完善、服务效率不高、永久保存和安全存储存在隐患等问题,并分析原因,提出了增强声像档案建设的思想自觉和行动自觉、构建声像档案集成管理与服务平台、实现馆员配置专业化和专职化、健全声像档案管理标准规范、实现永久保存和安全存储高效化具体对策。

  关键词:高校档案 声像档案 科学管理

高校声像档案管理现状与对策思考

  高校声像档案是高校在各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、磁带、硬盘等多种材料为载体,以影像、声音或多媒体图像为主的纸质、模拟信号或数字格式等形式并辅以文字说明的历史记录。它以其真实直观的记录形式、丰富的价值内涵和超强的表现力,全面再现了高校不同时期历史活动原貌,成为我国高等教育发展的珍贵历史记忆、高校生动鲜活的思政教育资源和国家宝贵的文化财富,具有很高的人文、社会和历史价值。因此,了解新时期国内高校声像档案管理现状,分析研究其存在的问题及原因,对不断丰富和完善高校声像档案资源体系、精准施策、强化科学管理并有效开发利用、凸显其独特价值和文化育人作用具有重要意义。

  一、高校声像档案管理现状

  从对全国20所高校档案馆的调查了解到,我国大多数高校在二十世纪八九十年代开始接收管理声像档案,但最初的归档范围和管理制度并不健全,甚至不少馆并没有进行详细的整理和编目工作,工作不规范是普遍现象。随着高校档案事业的发展,其声像档案工作逐步走向规范。对各馆机构设置和岗位任务的调研结果显示,虽然占调研总数90%的高校馆都接收和管理声像档案,但都未设专门机构管理声像档案,其中2家设置了专职岗位,1家既有专职岗,还设有兼职岗;其余各馆均由兼职人员负责此项工作。目前,声像档案已成为高校馆藏资源体系的重要组成部分。从馆藏载体类型上看,16家的高校馆传统载体和数字声像档案并存;4家传统载体声像档案不详,只有数字形式的声像档案;5家视频档案不详或没有收藏。以纸质照片档案为例,馆藏量1万张以上的有9家,其中2万张及以上的有4家,最多收藏量为4万张。在数字照片档案方面,有7家高校馆馆藏在1万—5万张之间,5万张以上5家,占比25%,分别达到9.3万张、9.9万张、10万万张、12万张和30万张,收藏量最多的是纸质照片档案的7.5倍。从声像形式上看,数字音视频馆藏量达到2T以上有6家,占比30%,其中5T以上仅有2家,分别为10.99T和5T。随着信息技术的发展,绝大多数高校纸质照片收藏量不大,数字照片档案馆藏量明显增多,但视频档案收藏少。从保管条件和长期存储备份状况上看,15家高校馆具备恒温恒湿保管条件,5家不具备此条件。从其存储、数据备份和容灾方式的调研数据上看,除3家不详外,其余各馆采取了磁盘阵列、物理带库、NAS存储、光盘、移动硬盘及云平台自动存储备份或离线容灾备份等形式,进行档案长期保存和数据安全管理。相关调查数据显示,2家既有本地又有异地容灾方式的安全举措,其余高校馆没有异地容灾备份。采用两种(含两种)以上方式进行本地数据备份的有13家,占比65%:其中选择磁盘阵列+移动硬盘备份方式的有2家,占比10%;选择NAS存储+移动硬盘或移动硬盘+光盘两种方式备份的有4家,占比20%;NAS或移动硬盘单一方式备份的有5家,占比25%;2家在本地采用了磁盘阵列、NAS存储和物理带库方式备份。从声像档案管理系统功能和服务方式上看,被调研的70%高校馆没有专门的声像档案管理系统,原有档案管理系统因功能不完善基本无法实现声像档案的集成管理和高效服务。

  二、高校声像档案管理存在问题与原因分析

  以上调研数据从一个角度说明,部分高校馆在声像档案管理上存在声像档案收集不齐全、管理不规范、服务效率不高,以及永久保存和安全存储存在隐患等问题。一些高校的声像档案实际处于可收可不收、可管可不管的尴尬境地,未齐全完整收集和集中管理声像档案,无法提供高效便捷声像档案的状况较为普遍。其主要原因,一是一些高校档案意识不强,对声像档案重视不够,形成了用时重要,平时忽视的局面。二是我国绝大部分高校馆人力不足,声像档案馆员都身兼数职,声像档案专门人才匮乏,馆藏声像档案管理相对比较薄弱。三是声像档案相关国家标准和行业标准不尽完善,各馆声像档案制度建设不到位,自行其是,工作不规范。四是部分高校馆不具备声像档案保管和存储条件。调查结果还显示,只有2家高校馆高度重视声像档案的永久保存与安全存储,不仅采取了本地备份方式,还有异地容灾备份方式,以确保声像档案绝对安全;占比80%的高校馆无异地容灾备份,未将异地容灾备份作为紧迫任务加以落实。声像档案永久保存和安全存储存在较大风险隐患,当不可抗拒的灾难突然降临时,声像档案将毁于一旦,面临无可挽回的损失。此外,还有4家备份方式单一,3家仅为移动硬盘备份,1家为单一NAS备份。五是档案管理系统不完善。在14家采用综合档案系统管理声像档案的高校馆中,系统具备6项以上功能的仅有5家,不足1/3。即使新购或联合开发了声像档案管理系统,目前尚无一家具备8项功能,表明这些系统功能也须持续完善,因此造成大多数高校馆不能实现新时期声像档案集成管理和高效开发利用的需要。

  三、对策思考

  1.增强高校声像档案资源建设的思想自觉和行动自觉。高校声像档案是生动鲜活的高校历史活动记录,全面开展高校声像档案收集归档工作,是国家意志和要求。《中华人民共和国档案法》(以下简称“新《档案法》”)再次将声像档案纳入档案管理范围[1]3。因此,各馆应不断完善声像档案归档制度,加大收集整理力度,应将声像档案与其他档案工作同规划、同部署,应收尽收,特别是应加大学校重要活动、重大建设项目、重大科研项目等声像档案的收集征集工作。建立健全覆盖高校各项事业发展特别是重大活动的声像档案资源体系,对丰富和传承高校历史文化,更好发挥其立德树人作用,具有重要现实意义和深远历史意义。

  2.构建声像档案集成管理与服务平台。“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设”“保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用”[1]11,新《档案法》中所增加的“档案信息化建设”的如上规定,为我们做好未来的声像档案信息化工作指明了方向目标。针对高校声像档案的现状调查与存在问题的分析,笔者认为,强化档案管理理念,重视声像档案工作,应体现在将声像档案信息化纳入高校数字档案馆整体规划和建设中,明确目标任务,构建声像档案资源集成管理与服务平台。各高校档案馆在人力、物力和财力允许条件下,应遵循科学的声像档案管理规范和标准,采用切实可行的数字声像档案管理系统建设与应用策略,为其平台建设提供技术支撑,以适应未来智慧档案馆对声像档案的智能化管理、专业化编研与开放共享服务的新需要[2]20。

  3.实现馆员配置专业化和专职化。随着高等教育事业的发展,高校声像档案增长迅速。各馆声像档案都在成倍增长,其收集整理编目、长期安全存储管理和高效开发利用的工作日益艰巨。针对当前高校声像档案馆员队伍无专业和专职人员、人员配备严重不足的现状,馆员的专业化和专职化已成为声像档案资源较多的高校馆人力优化配置之必须。各馆在通过公开招聘等方式选留档案管理、图书情报、计算机、教育技术、传媒等相关专业毕业生的同时,应加大声像档案馆员在职培养培训力度。以本人自学为主,馆内外培训为辅,以档案知识、声像技术和计算机应用等为主要内容,以业务技能考核和竞赛活动为促进手段,多措并举开展职业培训和考核工作,推进声像档案馆员队伍专业化和专职化进程,健全馆员队伍,不断提升高校声像档案工作的专业化和现代化水平,以适应声像档案科学管理、高效服务和编研开发工作的需要。

  4.健全和落实声像档案管理标准规范。从目前声像档案管理标准规范上看,可参照执行的标准规范有《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《档案分类标引规则》(GB/T15418-2009)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)、《中国档案机读目录格式》(GB/T20163-2006)、《录音录像档案数字化规范》(DA/T62-2017)、《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)、《录音录像档案管理规范》(DA/T78-2019)、《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54-2014)、《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T63-2017)等。这些标准规范为声像档案资源科学组织管理提供了重要依据。但从深化声像档案工作及其资源存储、交换、共享发展上看,国家还需在声像档案编目上形成细则,可参考中华人民共和国广播电影电视行业标准《广播电视音像资料编目规范第1部分:电视资料》(GY/T202.1-2004)和《广播电视音像资料编目规范第2部分:音频资料》(GY/T202.2-2016)的相关规定制定。各馆在国家行业规范基础上,应建立和完善适合本馆的声像档案制度体系,以便为声像档案资源的规范组织、科学管理和高效利用提供具体的执行依据。

  5.永久保存和安全存储高效化。声像档案是不可再生的珍贵档案资源。在声像档案管理系统设计和建设过程中,各馆应对系统和数据进行安全备份。为解决声像档案管理存在的安全隐患,将其纳入整体档案容灾系统建设是非常必要的,以确保在各种不可预料的灾难来临之时,声像档案信息仍然能够得以保全和完整恢复。构建并依托功能完善的全新声像档案管理系统,与磁盘阵列、备份系统、物理带库或云存储自动备份相配合,实现声像档案在线收集归档、永久保存、安全存储、系统集成管理和分级共享服务利用,是解决目前高校声像档案管理系统陈旧与长期存储安全隐患问题的方法。各馆应多方努力,积极争取经费,以求达成目标。当前,日新月异的信息技术给高校声像档案的系统集成管理与高效服务提供了技术可行性。全面收集、科学整合、长期安全保存、科学管理和高效开发利用高校声像档案,使其价值增值和社会效益最大化的条件具备,并已成为新时代高校声像档案工作者不断探索研究的使命所在和中心任务,同时也必将为大学文化传承与人才培养工作注入无限生机与活力,并为国家社会科学的繁荣与发展作出更大的贡献。

  参考文献

  [1]本法修改小组.中华人民共和国档案法(2020年最新修订)[M].北京:中国法制出版社,2020.

  [2]伊玮洁,田丽君,付希金.我国高校数字声像档案管理系统应用现状与策略研究[J].兰台内外,2018(1).

  作者:田丽君 付希金 王 钰

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