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数字档案资源整合与服务机制研究

学术期刊发表网 位置:管理论文 时间:2022-04-29 09:09 (12)

摘要:摘要:大数据背景下,数字档案资源整合与服务同时面临着新思维、新方式、新资源、新基础设施、新能力和新权益等六个方面的发展机遇与挑战,必须强化数字档案资源整合与服务协同机制

  摘要:大数据背景下,数字档案资源整合与服务同时面临着新思维、新方式、新资源、新基础设施、新能力和新权益等六个方面的发展机遇与挑战,必须强化数字档案资源整合与服务协同机制,重点做好数字档案资源整合与服务顶层设计,建立数字档案资源整合与服务利益平衡,加强数字档案资源整合与服务全面监管,应用数字档案资源整合与服务现代技术,培养数字档案资源整合与服务综合人才。

  关键词:数字档案资源 资源整合 档案服务 协同机制

数字档案资源整合与服务机制研究

  现代信息技术的快速发展和广泛应用推动了数字档案管理方式的转型,推动了数字档案资源整合与服务机制的创新[1]。但是,受制于传统档案管理体制和管理模式,数字档案资源整合发展不尽如人意,特别是数字档案资源整合不全面、数字档案资源服务不到位等问题,如何进一步充分整合和利用数字档案资源,成为档案管理部门的现实课题。因此,要对数字档案资源整合与服务机制进行探讨,提出构建数字档案资源整合与服务机制现实路径,建立数字档案资源整合与服务的协同机制,推动我国档案事业与时俱进。

  一、数字档案资源整合与服务的机遇与挑战

  1.数字档案资源整合与服务的机遇。大数据时代,各国政府积极应用大数据技术推动政治经济发展、提升社会管理水平和提高公共服务能力,中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》更是明确提出,档案管理部门要“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆(室)建设中的应用”,数字档案资源整合与服务面临着新的发展机遇。大数据时代为数字档案资源整合与服务带来了以下六个方面的机遇[2]:

  第一,新思维机遇。在大数据时代,数字档案资源整合与服务过程中以全新的管理思维,对数字档案资源进行资产化管理,从而成为政府进行社会治理和提供公共服务的重要支撑,在助力数字经济发展和创新社会治理中发挥着越来越重要的价值作用。

  第二,新方式机遇。在推进数字档案资源整合与服务过程中,数字档案资源的管理方式发生了根本性转变,全生命周期、全过程管控、全要素管理成为必然要求,与大数据技术的深度融合、对数字档案资源实施单套制与单轨制管理成为档案资源管理发展方向。

  第三,新资源机遇。数字档案资源成为国家推进信息化建设的战略性资源和公共服务的竞争性资源,其价值与作用显著提升,确保数字档案资源的可信、可用、可追溯,成为数字档案资源整合与发展的共同要求。

  第四,新基础设施机遇。把数字档案资源建设作为全社会基础设施建设重要组成部分,是大数据基础设施配套建设的重要支撑内容。第五,新能力机遇。对数字档案资源的整合,关系到国家在数字化转型背景下的可持续发展能力构建,也关系到民生服务保障能力建设,成为档案走向社会、服务百姓的重要路径,是大数据时代数字记忆、数字身份、数字生活、数字文化构建的基础保障。第六,新权益机遇。数字档案资源整合与服务机制的建立,关系到人类发展过往、现在与未来的留存与持续,与公民身份识别、隐私保护、权益保障等息息相关。因此,加强数字档案资源整合与服务机制建立,是新权利建立与保障的重要内容。

  2.数字档案资源整合与服务的挑战。与数字档案资源整合与服务机制建立所面临的六个发展机遇相比,同样面临着六个方面的新挑战,具体表现如下:

  第一,新思维挑战。在数字档案资源整合与服务机制建立过程中,要以多元主体数字治理的新思维,重点解决数字档案资源法律可采性问题,确保数字档案资源价值得到多方主体的共同认可,才能更好地发挥数字档案资源对国家社会治理的支撑作用。当前,国家对数字档案资源法律可采依据依然严格限定,从而影响了数字档案资源的跨地域、跨层级、跨部门、跨系统的互信互认,对数字档案资源的公信力和公共服务能力产生影响。

  第二,新方式挑战。对数字档案资源的整合,必须根据社会对档案资源的多样化需求进行改进,使数字档案资源在服务的过程中更加便捷,为档案资源利用人员提供多渠道、多路径、多方式的应用,要求数字档案资源必须要从双套双轨管理方式转向无纸化单轨制管理。

  第三,新资源挑战。数字档案资源的整合,就是为了更好地用数据说话、用数据管理、用数据决策,对档案信息孤岛进行突破。当前,数字档案资源的共建共享共用,成为数字档案资源整合与服务的瓶颈,必须建立全新的档案资源观,推进数字档案资源的信息开发,更好地解决数字身份认同问题,实现“让数据多跑路,让百姓少跑腿”,从而更好地保障个人合法权益的核心基础数据资源。

  第四,新基础设施挑战。为了更好地适应信息技术的发展,要加强数字档案资源整合与服务新机制的建立,在信息基础设施建设过程中,必须把数字档案资源建设作为有机组成部分,探讨现代信息技术对数字档案资源工作转型的深度应用,包含数字档案资源采集从基于目标的局部采集向全面场景采集,数字档案资源类型从单一来源向多源异构转变,在数字档案资源采集过程中实现非结构化数字档案资源线上线下深入融合、云备份和云存储的转变,建立不同行业、不同区域、不同层级的统一数字档案资源协同建设体系和服务机制。

  第五,新能力挑战。一方面,数字档案资源整合与服务机制的建立,对复合型人才队伍建设要求更高,必须增强档案管理人员的大数据观,对数字档案资源的复杂特征进行深度学习,重点加强数字档案资源多样性、数字记忆多元性、数字身份认同多维性的知识重构。另一方面,档案管理部门要基于大数据发展形势,提升跨领域合作的数字档案资源整合与服务协同能力,提升数字档案资源在社会数据治理和数字文化建设以及数字信息生态建设中的服务水平。第六,新权益的挑战。数字化时代,数字档案资源应用范围十分广泛,数字档案资源整合与服务涉及国家信息安全、个人隐私保护、企业商业秘密安全等多方面的挑战。而且,数字档案资源在身份认证方面的应用,可能导致隐私泄露问题;数字档案资源应用,可能对特定人群权益产生负面影响,要重点关注。

  二、数字档案资源整合与服务机制构建路径

  数字档案资源整合与服务机制,必须建立在协同机制基础之上,通过协同机制的建立,实现优势互补、互利共赢的档案管理新机制。重点是要建立数字档案管理协同、组织协同和技术协同[3]。

  1.做好数字档案资源整合与服务顶层设计。加强数字档案资源整合与服务协同机制顶层设计,要从系统论出发,树立全局观念,根据数字档案资源整合与服务新目标,基于用户需求开展全面总体设计,建立多维度、多视角、多层次的数字档案资源协同管理机制[4]。

  第一,要制定数字档案资源整合与服务机制的战略规划,不仅要站在全局高度建立符合国家数字资源整合与服务的整体发展规划,也要站在行业角度建立符合档案管理部门和合作部门利益的具体实施方案。

  第二,要更加注重协同合作,抽调多部门的档案管理技术骨干和优秀人员,建立跨机构的综合管理部门,探索数字档案资源的跨部门、跨地域、跨行业、跨层次管理模式。

  第三,强化档案管理部门主体认同性,要求档案管理部门化被动为主动,主动优化档案管理人才队伍,引入数字档案资源管理先进理念,完善数字档案资源整合与服务协同工作机制,建立档案主体地位。

  2.建立数字档案资源整合与服务利益平衡机制。数字档案资源整合与服务协同机制的建立,本质上就是一个利益平衡机制的建立,主要是由于数字档案资源整合涉及主体更加复杂,涉及节点更加多样,如何实现资源合理配置,关键就是要对各个环节和各个主体的利益进行平衡,避免协同机制利益冲突[5]。

  第一,要制定合理的协同合作方案,对数字档案资源整合与服务中的利益需求进行充分调研,以利益需求为基本出发点,与博物馆、图书馆等机构合作,同时也要从社会整体效益出发,建立以用户需求为目标的协同合作方案。在与相关商业机构合作的过程中,要基于经济效益发挥数字档案资源优势,制定个性化的整合与服务合作方案。在与个人合作的过程中,档案管理部门更是可以制定个性化的合作方案,为其提供专业的数字档案资源存档环境,更好地保障个人合法权益。

  第二,建立数字档案资源整合与服务协同反馈机制,对合作过程中的问题、进度进行及时跟踪反馈,同时对协同合作意向和合作协议进行完善,确保数字档案资源整合与服务协同机制的持续推进。

  3. 加强数字档案资源整合与服务的全面监管。建立数字档案资源整合与服务协同机制,必须统一标准、统一要求、统一规范,要建立健全相关管理办法和条例,形成全方位的监督工作体系[6]。首先,为了确保数字档案资源整合与服务规范运行,必须建立相关管理规章制度,落实到具体工作中,要建立数字档案资源管理办法,实施数字档案资源整合与服务协同职责体系、管理规范、考核办法等多个制度,也要充分发挥相关法律制度效力,对数字档案资源整合与服务中的矛盾纠纷进行规范,建立数字档案资源整合与服务良好秩序。其次,重视知识产权保护,建立数字档案资源整合与服务有效知识产权管理体系,保障数字档案资源整合与服务多个主体的合法权益,也便于应用数字档案资源。

  4.应用数字档案资源整合与服务现代技术。数字档案资源整合与服务协同机制的建立,要充分应用现代信息技术,增强资源的适应性。首先,通过元数据整合技术,把分散异构的数字档案资源采用关联数据的方式,通过URI(统一资源标识)或者HTTP(超文本传输协议)等,实现技术统一,最终构建完整的数字档案资源数据库。其次,通过一站式信息服务系统的应用,构建数字档案资源技术服务平台,为档案用户提供一站式档案资源检索服务,即统一元数据标准和数据转换接口,对数字档案资源进行合理获取,并基于语义技术的应用搭建数字档案资源语义模型,对数字档案元数据进行统一著录,构建一个统一的技术服务平台。最后,通过数字档案资源分类去重技术的应用,建立数字档案资源多维分析数据库,并在数字档案异构资源共建环境中,建立安全性高的分布式数字档案数据系统,实现联网联库检索应用服务。

  5.培养数字档案资源整合与服务综合人才。数字档案资源整合与服务协同机制的建立,要求管理服务人员不仅要精通单一主体知识,还要熟悉合作方的需求,培养综合人才是当务之急。首先,采取联合培养模式,定期组织交流学习培训活动,不仅要培养其专业档案管理知识,还要培养其综合管理、服务模式等方面知识,培养跨机构人才队伍。其次,强化专业知识与技能培养,根据数字档案资源整合与服务协同机制建设要求,结合实际需求强化信息技术培训,加强全方位人才培养。最后,加强对档案管理与服务人员的技术培训,重点是加强对数字档案资源整合与服务专业能力和技术的培训,提升人员档案管理与服务专业技能。

  建设数字档案资源整合与服务协同机制,是档案管理在数字化背景下的必然选择,也是档案管理服务工作整体提升的必然路径。档案管理部门要以用户需求为中心,借助社会各方力量,勇于打破档案管理界限壁垒,着眼全局观念与视角,融合技术协同、管理协同、人员协同,充分发挥档案数字资源社会价值,为用户提供更加便捷优质的档案服务。

  参考文献

  [1]梁静娴.档案数字资源整合与服务机制的发展策略思考[J].兰台世界,2017(S1):28.

  [2]聂云霞.公共文化服务视阈下数字档案文化资源整合的问题与策略[J].兰台世界,2017(9):15-20.

  [3]周美兰.关于高校档案数字资源整合的探讨[J].兰台世界,2014(17):79-80.

  [4]孙俐丽,吴建华.关于国家数字档案资源整合与服务机制顶层设计的初步思考[J].档案学研究,2016(1):57-61.

  [5]许济沧,安小米.国外数字档案资源整合与服务机制类型研究[J].北京档案,2016(8):22-25.

  [6]肖静萍,朱一丽.面向用户的数字档案资源整合:国外研究及借鉴[J].档案学研究,2017(2):98-101.

  作者:刘剑雄

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