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学校档案管理的优化方法研究

学术期刊发表网 位置:管理论文 时间:2022-05-21 09:06 (12)

摘要:摘 要:随着我国教育事业的快速发展,档案管理也备受重视,加强档案管理具有重要的价值,不仅可以促进教育工作顺利开展,同时也有利于提高学生素质。而相关数据表明,目前学校档案管

  摘 要:随着我国教育事业的快速发展,档案管理也备受重视,加强档案管理具有重要的价值,不仅可以促进教育工作顺利开展,同时也有利于提高学生素质。而相关数据表明,目前学校档案管理时仍旧存在着一些问题,比如:档案管理方式方法存在问题,或者是管理制度缺失者,这都难以将档案管理工作有效落实下去。所以本文也结合问题提出几点完善策略,希望能够确保学校档案管理工作井然有序开展,这对于整个学校发展来讲具有重要意义。

  关键词:学校 档案管理 优化方法 研究

学校档案管理的优化方法研究

  档案管理是教育事业发展中的重要组成部分,而随着学规模的不断扩大,档案资料数量也变得越来越多,而在管理时会因缺少专业人才,或者是安全方面存在问题,而影响学校发展。所以笔者认为为了更好地推动档案管理工作有序开展,应结合实际问题制定详细的方案。比如:完善档案管理规章制度,或者是加强档案安全防护管理,这不仅能够提高教学质量,保障各项管理工作井然有序开展,同时也能够为学校后续管理发展打下夯实基础。

  一、学校档案管理的重要性

  (一)有利于教学经验总结

  学校档案管理具有重要价值,其重要性分析如下。第一,有利于教学经验总结。因为近几年来,随着我国教育事业的不断发展,档案管理工作也逐步得到管理者重视,成为了学校发展中的重要组成部分,我们应通过加强严格管理,达到提高学校管理水平的目的。同时通过加强档案管理,也能够帮助学校领导人员掌握各个教学活动的实际情况,针对不足之处,也能够及时的去优化和调整。第二,加强档案管理,也能够为教育人员教学工作提供丰富资料,进一步将知识更好的传递给学生,当然,也要结合学生实际状况采取因材施教策略,这样才能够激发学生学习兴趣,保障整个教学水平能够得到提升。

  (二)有利于提高学生素质

  作为教师也要注重档案管理,这是提高学生综合素质的重要途径。因为档案本身就是记录学生信息的,通过构建基础档案数据资料,可以帮助教育者更好的了解学生的学习品德。当然,针对他们身上存在的问题也能够采取对策处理,进一步帮助其树立正确的人生价值观念,由此可见,学校档案管理对提高学生素质的促进作用。例如,在进行相关教育活动时,教师可以通过查阅档案资料掌握学生实际学习状,针对个别人员要加大指导力度,这不仅有助于培养他们的学习能力和道德水平,也能够为其后续成长和发展创下良好的条件。

  (三)有利于教学规律研究

  随着市场经济体系的不断变化,对我国教育事业发展也带来了机遇和挑战,而学校档案管理也有助于教学规律研究。比如,学校可以通过对教学档案的研究,找到教学中存在的问题,针对不足之处,也能够及时的去优化和调整,当然,也要认识档案管理的重要性,目前已经成为教育教学体系的重要部分,其发挥着至关重要的作用,所以我们更加需要加大档案管理力度,以此来在最大限度上提高教学质量。此外,在档案管理时,教师也要找出教学中存在规律性的东西,进一步采用科学教学方法展开教育指导,保障每个学生都能够在教育与活动中掌握更多的知识,从而通过加强教学档案研究满足实际教学需求。(四)有利于促进工作发展很多学校在档案管理时都开始了解到其重要性,它也有助于促进各项工作的发展。因为档案不仅记载了教学以及管理成果,同时也记载着学生相关资料,所以我们更加需要将档案管理工作摆在首要位置之上,这对于教育事业发展具有重要的意义。同时学校档案也会记载一些以往教学中出现的失误或者是不足,这也是较为宝贵的教学资源,教育人员可以结合这些反面教训,创新教学方式方法,进一步运用现代技术手段辅助作业,保障学生都能够提高学习技能。此外,加强对档案资料的管理,除了可以促进学校各项工作发展康之外,也有助于帮助教育人员提高警惕性,进而在日常教学过程中可以避免同样问题的出现。

  二、学校档案管理存在问题

  (一) 档案管理意识有待增强

  学校档案管理存在着诸多问题,其中管理人员档案管理意识往往有待增强,很多人员并没有了解到加强档案管理工作的重要性,对其认识往往停留在表面,鉴于此,就会因不够重视档案管理,而很难发挥档案管理实质性作用。而档案管理本身就是学校经济活动中的重要组成部分,只有充分的了解档案管理的积极作用,才能够为学校发展奠定基础。但是实际上学校并没有加大宣传力度,使得档案管理人员并不了解档案管理的重要性,这样就会产生很多问题,比如:档案数据资料不够完整,或者存在丢失残缺等现象。

  (二)档案管理制度有待完善

  学校档案管理工作效率之所以不高,是由于现有的管理制度处于缺失状态,很难保障档案管理工作处于规范化状态。而档案管理本身就是学校后勤管理的重要内容,我们需要建立完善规章制度,以此来保障档案管理朝着规范化方向发展,但是内部规章制度内容存在着漏洞,这样会致使整个档案管理处于混乱状态。此外,部分人员也没有严格遵循规章制度内容去展开管理,这样也会致使所设立的管理制度流于形式,未能发挥出其真正的作用和价值,这对于后期学校档案管理工作的顺利开展,也会产生造成一定的阻碍。

  (三)档案管理方式有待创新

  随着科学信息技术的发展,对学校档案管理工作也带来了冲击,而要想保障管理工作顺利开展,还需要创新档案管理方式方法。而实际上档案管理人员所采用的方法往往比较单一,仍旧延续传统人工管理方法,这不仅会耗费较多的时间,同时也会致使重要数据信息处于丢失或者是损坏的状态,难以保障档案管理工作效率得到提高。再者,档案管理人员并不能灵活利用计算机等现代技术手段辅助作业,这样也会因技术水平不高,难以促进档案管理朝着信息化方向发展,对于学校办学水平的提高是不利的。因为档案管理本身就是学校内部重要组成部分,倘若因管理方式方法比较单一化,将难以实现提高档案工作水平的目的。

  (四)档案管理人员处于缺失

  学校在档案管理还面临其他问题,其中由于缺少专业档案管理人员,难以提高档案管理水平。内部人员并没有受到过专业的技能培训,他们的各方面能力和素质普遍偏低,而档案管理本身系统性就比较强,只有管理人员具备较高的素养和较强的能力,才能够满足档案管理工作需求。但是大多数档案人员综合能力普遍低下,这也是由于学校没有注重人员系统培训,很多人往往缺少系统专业的档案知识,甚至有一些人员不熟悉档案管理工作流程,久而久之,都会影响最终档案管理工作的时效性。此外,档案人员工作热情也不高,并不能高效完成相应档案管理工作任务,进而因缺少专业档案人员,影响学校档案管理工作。

  (五)档案管理安全管理问题

  由于档案安全管理方面存在问题,也难以提高档案管理水平。首先,我们应了解到,现代信息技术水平的不断提高,对档案管理也带来了一定的影响,所以学校应采用全面的安全管理措施,对内部重要的档案信息加大管理力度。但是实际上由于相关管理工作不到位,致使重要的数据信息在保存过程中面临着风险,这对于学校发展来讲也是不利的。其次,在档案管理时,往往需要配备相应的设备软件,而这类设备在运行过程中也会受到黑客的入侵,致使重要数据信息被盗取,这都是由于管理者安全意识不高所致,并没有采取有效的措施加强对档案信息资料的管理,最后,会因系统面临着风险对档案信息造成危害。

  三、学校档案管理的优化方法研究

  (一)增强学校档案管理重视

  为满足学校档案管理工作需求,我们还需要寻求优化方法,切实将档案管理工作落实到实处。首先,可以通过增强学校内部人员对档案管理工作的重视,来实现提高管理水平的目的。因为档案管理目前已经成为学校经济活动中的重要组成部分,只有提高内部职工对档案管理的重视,才能够更好地展开档案管理。当然,学校也可以通过加大宣传力度,让每一个人员都能够了解档案管理工作的重要性,进而促使内部人员从实际行动上作出改变,真正意义上推动档案管理工作顺利进行。其次,为了优化档案管理工作,学校也可以通过开展相应培训活动增强内部人员档案管理意识,因为加强档案管理,不仅有利于学校对日后教学经验的总结,同时也有助于提高学生素质,进而帮助他们树立正确的人生观和价值观,最重要的是可以帮助教育人员更好的展开教育工作。此外,在实际档案管理时,为了高效展开管理,学校也要提高每一个人员的服务意识,使他们能够恪尽职守做好本职工作,能够积极参与到档案管理工作中,只有将档案管理工作提升到一个新的高度,才能够为学校发展创造良好的条件,切实实现提高整体办学质量的目的,且为后续档案管理工作提供有力保障。

  (二)完善档案管理规章制度

  学校档案管理是学校教育活动重要组成部分,档案也记载着相关教学内容以及学生的学习状况,所以要想切实提高学校管理水平,我们要将档案管理工作摆在首要位置之上。而以往由于管理制度缺失,很难达到提高管理水平的目的,所以新时代背景之下,学校还需要完善档案管理规章制度,制度的确立应结合档案管理工作实际需求去设立,这样才可以发挥制度价值。比如:完善日常管理制度,奖惩制度,或者是内部规章制度,只有确保各项制度落到实处,才能够促进档案管理工作朝着规范化展开。再者,内部人员也要严格执行规章制度做好本职工作,必要的前提下,还需要明确划分各级人员岗位职责,只有积极落实责任制,才能够推动档案管理有序展开。当然,学校也要将所设立的档案管理制度与教学相结合,这也是档案管理工作需要注重的环节。而档案管理人员也要提高对档案数据信息资料的管理重视,确保档案数据信息资料的完整性,切实解决以往管理中存在的问题。此外,档案是一种原始记载资料,有效的管理,可以保障学校教育工作顺利开展,当然也需要通过制定一系列的规章制度,对档案人员起到一个激励及约束的作用,使他们能够提高工作责任心,进而有效避免制度流于形式等问题的出现,以及保障学校档案管理处于规范化状态。

  (三)创新档案管理方式方法

  大多数学校在档案管理时都面临着问题,其中由于管理方式方法比较单一,很难实现提高档案管理水平的目的,所以要想在信息技术飞速发展的时代背景之下,更好地展开档案管理,学校还需要创新档案管理方式方法,应采用新型的方法展开管理,这样才能够确保档案管理工作朝着信息化方向发展。首先,我们可以利用计算机等设备辅助作业,这不仅可以弥补传统人工档案管理上的不足,又能够节省很多时间,切实提高档案管理工作水平。当然,档案管理人员也要善于运用先进计算机等设备加强信息数据整理,这不仅可以节省很多时间,也有助于避免因。做不到这是重要数据信息丢失损坏等问题的出现,从而发挥信息技术等手段的价值。学校在创新档案管理方式方法是也需要将重要的数据档案资料及时的录入到管理系统中也要确保管理系统的先进性,这不仅可以为后续管理工作提供有力保障,同时也可以提高数据档案信息的准确性,为决策者决策工作带来数据支持。其次,档案管理人员也可以通过利用科学技术手段提高自身工作能力,因为档案管理他所涉及的内容比较多,创新管理方式方法显得十分的重要,进一步通过优化管理方法降低问题出现,且促进学校档案管理工作朝着信息化方向发展,这对于学校为后续发展也具有促进作用。

  (四)加强档案管理人员培训

  众所周知,目前学校档案管理中存在不足,其中由于档案管理人员处于缺失状态,难以实现提高档案管理水平的目的,所以要想提高学校综合管理水平,我们还要加强档案管理人员培训。首先,我们应对现有的档案人员进行全面培训,不断提高其业务能力和职业素养,因为只有各方面能力达到要求的人员,才能够为档案管理工作提供新的思路。当然,学校也可以从外界聘请一些专业的档案人员参与到档案管理工作中,这类人员本身就受到过专业化的培训,其具有专业的档案管理知识及丰富的管理经验,针对档案管理工作中的问题,能够第一时间内去处理,从而促进了档案管理的科学化。其次,学校要想保障档案管理工作顺利开展,也需要尊重和认可档案人员,应给予他们人文关怀,只有拉近彼此之间距离,才能够更好地展开档案管理工作。必要的前提下,还需要完善激励机制,对于表现良好的人员可以给予嘉奖,而奖励的方式也有很多种,这就需要结合人员实际表现科学给予,从而有效调动其工作热情,促使他们主动参与到档案管理工作中。而针对表现不佳的人员也要给予批评,使他们能够了解到激励机制的严谨性,进而恪尽职守做好本职工作。除此之外,作为一名合格的档案管理人员也要端正工作态度,应以一个饱满的状态参与到档案管理工作中,并运用所掌握的专业知识,去解决实际档案管理工作中的问题,从而满足学校档案管理工作需求。

  四、结束语

  总而言之,目前学校档案管理工作效率不高,致使此类问题产生的原因很多,不管是哪一方面原因,都不利于提高学校办学水平,所以为了确保学校健康发展,我们还需要增强学校档案管理重视并完善规章制度,也要创新档案管理方法并加强档案管理人员培训,更要加强安全防护管理,从而促进档案管理朝着信息化方向发展,且提升学校综合办学水平。

  参考文献

  [1]王仁霞.新时期高校档案管理工作存在的问题及完善对策[J].襄阳职业技术学院学报,2021,20(06):119-122.

  [2]周文彬.新时代学校基建档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外,2021,(33):68-69.

  [3]刘永勤.学校干部人事档案管理的问题与对策[J].浙江档案,2021,(07):64-65.

  [4]王敬.学校档案管理工作探索[J].黑龙江档案,2021,(03):102-103.

  [5]赵东龙.高校档案管理工作的现状与对策探讨[J].档案管理,2021,(03):121-122.

  作者:梁文钦

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