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事业单位档案管理信息化建设存在的问题及对策

学术期刊发表网 位置:管理论文 时间:2022-06-10 08:48 (12)

摘要:[摘要]在经济飞速发展的背景下,科学技术发展日新月异,信息技术已遍布生活中的各个方面,事业单位要迎接的挑战也日益增多,事业单位的档案管理工作也应紧跟时代潮流,依托信息化建设

  [摘要]在经济飞速发展的背景下,科学技术发展日新月异,信息技术已遍布生活中的各个方面,事业单位要迎接的挑战也日益增多,事业单位的档案管理工作也应紧跟时代潮流,依托信息化建设为事业单位提供便利,然而在纸质档案转换为电子档案的过程中,事业单位档案信息化建设中存在许多问题。本文针对事业单位档案管理信息化建设存在的问题及对策进行分析,以期为提高事业单位档案管理信息化建设提供指导建议。

  [关键词]事业单位;档案管理;信息化建设;管理对策

事业单位档案管理信息化建设存在的问题及对策

  事业单位是我国经济中的重要组成部分,在科学技术发展迅速的背景下,事业单位档案管理工作需不断优化,以此来满足并适应社会发展的需要。信息化手段的出现正为事业单位档案管理工作提供了动力,其依托电子设备与信息技术为事业单位档案管理工作提供便利。事业单位在档案管理工作中充分运用信息化建设,既可以提高工作效率又可以避免纸质档案因时间和环境因素损坏。档案管理信息化建设可以有序地将档案信息进行分类整理,也可以根据索引功能快速地找到想要查阅的档案。目前,在事业单位档案信息化建设中存在各种各样的问题,因此,对事业单位档案管理信息化建设存在的问题进行改进与完善,是当下事业单位档案信息化建设中必须要完成的首要任务。

  一、事业单位档案管理工作概述

  事业单位档案管理工作,是档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用的活动,包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。传统环境下,事业单位档案管理工作对象主要为纸质档案,即以纸张作为载体的一种档案,如公文、图纸、信札、电报、户籍、契约、证书、书稿等。纸质档案具有真实性、安全性、直观性及很强的凭证效力等优点,但也存在归档、立卷、装盒等过程投入人力物力多、工作量大、占用空间大、不易查找、易损坏、无法再生等特点。比如,某事业单位在整理单位人事档案时,需要从档案柜里拿取某员工类别的档案袋或者档案盒,根据档案袋或档案盒里面排列的时间顺序号码,来查找相应员工的档案资料,用完之后再根据档案资料排列的时间顺序号码,放回档案袋或档案盒的某个夹层,最终将档案袋放回档案柜原处以便下次取用。

  二、事业单位档案管理信息化建设必要性

  档案管理信息化是指把传统的纸质档案转变为电子档案,即上传到电子系统或在电脑上进行登记、录入,这样可以让相关管理人员脱离寻找纸质档案的麻烦,在电脑上更快捷地找到档案信息。首先,随着科学技术的发展,网络大数据的到来,使人们的生活进入信息化时代,大数据、物联网等新技术在很多领域的成功应用,引起了社会各界的关注,同时也引发了各种各样的新兴管理方法,这就对事业单位档案管理提出了新要求。所以,在事业单位档案管理工作中,需要转变传统的思维模式与管理观念,利用信息化技术更好地将档案进行收集、管理、归档、利用,以满足新形势下事业单位档案管理工作的新需求。其次,在信息不断更新的时代,不管是社会群体还是事业单位都急切希望使自己的档案管理方式更加先进、便利,他们对档案信息化管理怀着极强的热忱,所以事业单位档案管理信息化建设这一措施已是大势所趋,档案管理信息化建设对事业单位来说是很有必要的[1]。最后,随着我国经济水平不断提高,信息化发展极为迅速,事业单位档案管理信息化建设这一举措可以在很大程度上提高其档案管理水平,优化档案管理流程。当然,信息化的发展给事业单位带来机遇的同时,也对事业单位发出了不小的挑战,如事业单位在档案信息化管理工作中,因档案人员缺乏相关经验,也缺少技术的支撑,严重影响档案信息化工作的效率。事业单位在档案信息上传环节中,应实时安排相关责任人对档案内容进行交接管理,在将档案信息上传至电脑系统时,档案管理交接双方管理人员都应在场,时刻关注其正确性避免出现失误,如出现错误,及时核对解决[2]。

  三、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

  (一)基础设施不完善

  完善的配套设备是实现档案管理信息化建设重要硬件设施。但是在我国事业单位中,随着年限的增加,业务工作的增长,档案的数量日益增多,给事业单位档案的整理与保管带来了很大压力。事业单位的档案大多保存在档案柜里,随着档案不断增多,档案柜的存放局限性越来越明显,这就体现了基础设施的不完善严重影响档案资料的保管与完整,不利于提高档案管理人员的工作积极性[3]。事业单位配套设施达不到当代社会信息化发展的要求,落后于社会历史长河中。

  (二)资料信息安全问题

  档案信息安全问题是事业单位必须重视的基本问题。事业单位档案管理信息化关系到单位每一个人,一旦出现信息泄露,严重时可能危害整个事业单位。例如,现如今为人们所熟知的、深恶痛绝的电信、网络诈骗,他们利用一些网上的钓鱼软件,制作带有攻击性的病毒,利用病毒的传染性、破坏性、潜伏性等特性,通过微信群、朋友圈等媒介以链接的形式进行诈骗,获取他人信息骗得他人信任,甚至还大胆地对事业单位网站进行网络攻击,使事业单位网络遭遇崩溃的危机。此外,国家相关政策的颁布与实施首先从事业单位出发,事业单位相关内容的制定关系到国家机密,所以在此基础上,档案管理信息化存在的资料信息安全这一问题是事业单位忽视的事情。

  (三)相关信息技术应用不到位

  事业单位传统的档案管理工作由专门的人员负责,由于相关档案管理人员对于新兴的档案信息化技术没有足够的认识,且技术操作不熟练,导致存在工作效率较低的问题,同时在操作过程中存在一定的错误率。档案信息化的发展,需要注入一批高端人才力量,以实现我国档案信息化建设[4]。然而,目前我国档案管理人员对信息化技术终端并不能够熟练应用,他们的档案信息化意识较为薄弱,在档案管理信息化工作中,由于技能过于生,疏导致档案信息化工作效率较低,档案信息化建设工作也难以顺利推进。比如,某事业单位员工在档案信息化无法熟练应用的情况下,再加上工作量的积攒、工作进度等方面的压力,在录入档案信息时就会暴露出很多问题。另外,适应力与专注力是档案管理人员必须具备的能力,但是有些事业单位对档案人员要求较低、管理松散,这样将会对事业单位造成不利的影响。

  四、事业单位档案管理信息化建设的对策

  (一)完善档案信息化基础设施

  事业单位对档案信息化建设的实现,需要选择合适与之相配套的基础设施,在基础设施的选择购买上面,事业单位应不吝解囊。为了使档案信息化充分体现安全性与准确性,应提升配套设施的性能。例如,某事业单位档案管理基础设施不完善,就会在人员录入或上传信息时,致使整个电子档案信息出现不准确的情况,严重的话,会使档案信息缺失,从而造成不可挽回的局面。在档案信息化管理工作中,配套基础设施是单位档案管理人员必备的工具,如果基础设施不完善那么就算人员的工作态度很端正、工作能力很突出,也无法最大化的完成档案信息化管理工作[5]。因此,事业单位应要求档案管理部门不断完善基础设施。

  (二)保障档案信息化资料信息安全

  在经济全球化、信息化的背景下,网络环境也出现了很多问题,人们只要上网就会存在网页浏览过的痕迹,一些不法分子或黑客通过IP地址就能够快速地查找到另一个人上网的足迹,有可能出现信息泄露的事件。尤其是事业单位与国家相关政策紧密联系在一起,关系到国家机密,这就使事业单位不得不高度重视这个问题。比如,事业单位可以通过聘请专业性、高素质及技术水平超高的人才,结合自身实际情况让其编写一套防盗信息安全软件,在遇到不法分子或黑客攻击单位网络时,能够及时、准确地阻止,从而发挥其保护事业单位网络安全的作用。此外,事业单位应按照法律规章制度,对相关档案信息管理人员进行约束。比如,事业单位可以与档案信息管理人员签订保密协议,使其不得触碰法律的界限,规范其道德行为,这样就可以得到信息安全保密管理的加强;为了防止企事业单位信息泄露,可以以自身发展的需要为基础,同时着眼于实际情况,以逐渐优化与规范档案信息化管理机制,为实现档案信息化资料安全奠定坚实的基础。

  (三)加强档案管理人员对档案信息化的应用

  要想实现档案管理信息化建设,那么加强档案管理人员对档案信息化工作的应用是事业单位首先需要做的。事业单位对档案信息化应用不熟练的员工,可以通过相关的培训让他们对档案信息化有一定了解与认识,使其明白档案信息化在日常工作中的重要性,在学习阶段中定期对其进行考核、评定。这样既可以使其对档案信息化方面的知识更深层次的理解,又可以训练他们日常工作中对业务的熟练程度,以此来培养知识涵养型人才,使他们的技术素养上升至一个新高度。为了使事业单位的培训氛围更加活跃、使档案人员的积极性有所提高,事业单位可以变换多种培训方式,比如,早会可以适当加入些小游戏、电子信息化指南讲解、拓展训练等。只有实现档案信息化管理的充分应用,在一定程度上顺应国家信息技术的要求,才能推进事业单位档案管理信息化建设的步伐[6]。

  (四)构建高效的档案信息化管理体系

  构建科学、高效的档案信息化管理体系,是为了保障档案信息化管理工作的有效进行,能够随时随地实现资源共享,避免虚假信息的传播。此外,事业单位应结合实际情况制定合理、完善的档案管理制度,将其推行并落到实处,对此,事业单位要规划合理统一的电子档案资料格式标准,避免出现信息转移不便的问题。事业单位应对档案人员严格管理,从工作本身到人员的工作态度,改变传统档案管理工作松散的现象。事业单位应时刻关注共享信息资源的动态,提高单位档案资料的应用价值。事业单位要加强档案资料的开发和利用,比如,对适合公布的档案进行宣传,可以在单位内部公开宣传的有员工风采、员工工作情况等;在单位外部可以宣传单位优秀团体以及相关福利等多样化的宣传方式。事业单位要充分发挥单位内外的监督作用,提高档案管理人员工作积极性,为搭建档案管理信息化建设做出必要准备。综上所述,在信息化发展的背景下,事业单位档案管理工作面临着新的机遇和挑战,应信息时代发展的需要,事业单位迫切希望档案管理信息化建设作为其支柱力量,只有跟随时代发展的脚步,才不会落后于时代。事业单位应建立健全与自身相符合的档案信息化建设制度,搭建一套完善的档案信息化工作体系,加强对档案人员档案信息化管理的培训学习,积极引进高技术、信息化人才与基础设施,使事业单位的档案管理工作在新时期取得优异的成绩。

  参考文献:

  [1]董相冶.事业单位档案管理信息化建设对策分析[J].兰台内外,2021(30):31-32.

  [2]王琼.事业单位档案管理信息化建设的发展措施[J].黑龙江档案,2021(06):292-293.

  [3]杨冬美.事业单位档案管理信息化建设优化策略探究[J].城建档案,2021(10):33-34.

  [4]刘宏.机关事业单位人事档案管理信息化建设探讨[J].参花(下),2021(10):49-50.

  [5]赵威.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务,2021(17):74-75.

  [6]范巍山.互联网背景下行政事业单位档案管理信息化建设研究[J].城建档案,2021(05):37-38.

  作者:傅英治

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