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电子档案管理的现状分析

学术期刊发表网 位置:理工论文 时间:2020-01-03 09:50 ()
摘要:摘要:随着科技的发展,也对电子档案的建设提出了更高更严格的要求。当前的电子档案管理,仍然处于被动局面。所以,本文针对大数 据时代下档案管理模式进行研究,针对电子档案管理问题,采用最先进的大数据挖掘技术,以此帮助企业对于电子档案管理,可以良好

  摘要:随着科技的发展,也对电子档案的建设提出了更高更严格的要求。当前的电子档案管理,仍然处于被动局面。所以,本文针对大数 据时代下档案管理模式进行研究,针对电子档案管理问题,采用最先进的大数据挖掘技术,以此帮助企业对于电子档案管理,可以良好的 对档案文化资源进行控制,同时充分发挥档案的价值,精益求精对于操作过程,与此同时管理人员的工作能力需要不断增强,达到促进电 子档案管理的目的。

  关键词:电子;档案管理;大数据

电子档案管理

  一、大数据背景下电子档案管理现状及 问题

  (一)档案管理现状

  1. 档案管理体制

  档案管理体制按行政区域划分,分为省、 地市级和县级三个层次。其中,在省、地市 级的机关单位有专职档案工作者并且设有档 案室。当中,相关部门负责管理人事档案, 而且设置了独立的档案室,主要负责人事档 案的整理和保管等工作。档案的集中管理离 不开系统地管理和整合。针对县一级的档案, 没有设置专门独立的档案室,一般是由办公 室人员管理保存的。

  2. 档案管理制度标准

  自从 2003年国家推行城乡档案一体化, 档案数量大大增多,从那时起成立了单独档 案管理部门。国家有关行政部门对档案管理 定期检查、实时监督、指导管理。伴随着机 关单位工作的顺利展开,档案制度体系也不 断完善,比如,文书、财务、科技等档案。 同时档案的相关工作也不断跟进完善,比如 档案的借阅、保存方面以及销毁等制度规章。 上级的管理部门积极适应信息管理发展新时 代发展,根据自身的相关特点,制定相对应 的档案管理的制度和管理标准,保证档案管 理工作更好地实行。

  (二)大数据背景下电子档案管理存在 的问题

  1. 电子档案管理软件不一致

  目前,电子档案管理工作有了飞速的发 展,各地区的部门几乎都建立了较为完备的 电子档案管理架构。但是,这些部门机构中 使用的电子档案管理软件系统和计算机型号 并非是一致的,这种现象会使得电子政务体 系以及办公自动化体系不能够得到很好地管 理,实现正常的工作效率,当前的电子档案 信息不能够跨区域、跨机构地实现实时地共 享,这对于电子档案管理的统筹规划工作是 非常不利的,影响了电子档案管理工作的继 续发展进步。所以,在开展档案管理相关工 作的时候,需要对相关档案信息资源的标识、 管理等多个方面加以规范,要拥有一个比较 统一的标准。不过,当前的档案工作过程中 缺乏比较好的标准体系,关于档案管理工作 和相关软件的研发工作中缺少比较统一的管 理标准,可能会导致档案信息资源相关共享 体系的建设受到一定的负面影响。

  2. 电子档案管理保密性较弱

  大数据背景下采用的电子档案管理方 式,将原有实质的纸质档案逐渐转化为了“无 纸化”的数据信息,这些数据信息储存在计 算机中。这种方式虽然减少了一般火灾、水 灾等对档案产生不利的影响。不过由于当前 的互联网环境比较开放,数据流的出现加深 了数据之间的关系,又因为它本身很容易受 到攻击。所以,档案管理体系可能会很大程 度上遭受到网络攻击。这之中比较常见的现 象就是黑客攻击以及病毒攻击。虽说很多机 关单位的网络都进行加密而且装载了防火墙 和一些防病毒的软件,并拥有比较先进的设 备,然而因为在应用的过程中不重视对系统 进行维护以及升级,导致相关高科技产品的 投入资金出现了浪费的现象,从而导致出现 安全隐患。

  3. 电子档案管理标准比较低

  处于大数据的发展背景之下,各种信息 数据的获得以及流动是非常方便的,由于经 济利益的趋势,使得信息挖掘以及分析技术 得到了很好地进步,要求档案信息能够更好 地公开。虽说受到大数据的发展影响,拥有 电子档案管理等内部网站,不过到现在还缺 少一套完善的工作标准。所以每个区域的档 案管理内部网站都有着一定的区别,不能使 用同一标准对相关管理体系开展比较规范化 的处理工作,这使得相关管理标准不符合要 求,从而降低了档案管理工作的积极性和效 率,不能很好地发挥电子档案的优势。另外, 一些高级的管理者会更加重视市场的拓展, 从而忽视了内部的档案管理工作,标准不合 理,进而使得档案管理水平进一步下降。

  4. 电子档案管理人员素质不高

  相比于传统的档案管理工作来说,大数 据背景下电子档案管理工作对工作人员有着 更高的要求,这要求每个工作人员熟练掌握 计算机与互联网的相关技术,且能独立应对 相关信息技术问题。不过就当前的现象来说, 还没有比较专业的人士从事这一工作。虽然 相关管理室都会有专门配备的管理员,不过 很多时候都是兼职,办公室人员开展管理工 作也是比较常见的。一些兼职人员的素养不 够,而且其专业能力也不足,从而导致一些 档案信息可能会出现数目不全以及管理不周 等情况。此外,由于档案管理对年轻人缺乏 吸引力,因此大部分档案管理人员年龄比较 大,他们的计算机技术水平比较低,工作素 养有所缺失,且接受新事物的能力较弱,因 此大部分的档案管理人员并不能胜任目前的 电子管理工作。要想让大数据背景下的电子 档案管理工作拥有更好地发展前景,提高档 案管理人员的素养是非常有必要的。

  二、大数据背景下优化电子档案管理的 对策

  (一)加快档案信息化建设步伐

  现如今,我国社会和科技的不断进步与 发展促进大数据时代的到来并且在一定程度 上对档案信息资源产生了一定的影响。社会 大众对档案信息资源有了较好的认知,意识 到了其对生活工作的帮助和重要意义,了解 到该较好的使用它的功能,所以对档案信息 资源的需求也在不断增加。但是,该如何开 发和使用档案信息资源这一问题被各种原因 所束缚着,所以,建立一个整体的电子档案 信息资源体系是当务之急,打破“信息孤岛” 的格局,在“云计算”、RFID 等技术的引 领下开展档案信息资源整合工作。 在大数据背景下,想要有效地解决其目 前的档案管理问题,电子化建设就是电子档案管理工作正常运行的主要依据,需要提高 对信息化的完善程度,电子档案才能真正发 挥出大数据优势,达到档案资源效率最大化。 制作完善整理档案信息资源的渠道方式、 使用“云计算”及一些技术、可视化分析、 语义分析这类的数据分析方式来对档案资源 信息进行合理的整理,希望能够较好的使用 大数据时代的优势来推动档案信息资源的整 理。所以,有关部门应该合理有效利用好自 身的特点,把握住较好的机会,最大程度的 改变自身的不足,更好地面对社会各方面所 带来的挑战,制作出适合大数据时代的资源 整理方式,以达到为使用者提供更好地服务, 发挥出档案信息资源整体的优势。

  (二)加强电子档案管理安全系统

  第一,要增强访问安全性的提高。访问 控制对于档案信息资源的分享和对信息资 源的安全保障具有重要意义。并且访问控制 是对档案信息资源的一种防护措施,具有极 其重要的作用。通过对访问的控制可以对用 户的访问权限有较为科学的监控,使得用户 的合理权益不被非法分子不当利用。经常使 用的访问控制方式一般是设置文字权限、身 份认证、控制网络设备权以及口令加密等一 些方法。第二,应该要增强建设访问的安全 性。达到电子档案信息资源在可控制的范围 内实现共享和保护档案信息资源合理访问的 科学方法是访问控制。一方面,使得电子档 案信息资源保存的完整性和安全性得到有效 保障,相关部门在对传输电子档案信息资源 到共享平台时需要进行监控,以确保不被不 当数据袭击。另一方面,有关部门需要对数 据进行加密处理然后进行保存,找到能够保 存档案的存储技术、共享体制和密钥长期存 储。如此一来不仅能够做到保护用户的隐私, 还能够较好的保护档案平台和档案信息资源 整合共享的访问安全性是档案馆网络的保护 是主要内容,具有极其重要的意义。

  总之,档案馆可以综合运用大数据的集 成安全、存储安全、处理安全、访问安全以 及云平台保障技术增强档案信息资源安全体 制数字化的设立,确保档案信息资源不被不 法分子所利用。

  (三)提高电子档案数据质量

  在信息技术快速发展的时代,随着档案 信息资源数字化的快速发展,人们的生产生 活和大数据的关系越来越密切,大量的数据 资源被产生。电子档案信息资源的分析要利 用先进的大数据技术,这样才可以更好地发 挥电子档案信息资源蕴藏的巨大价值;相反 的话,如果相应的技术和手段不能很好地被 应用起来,那样档案信息的丰富资源价值将 不会被挖掘出来,更不会被利用起来。所以, 大数据的分析方法可以帮助档案馆更好地分 析一些信息档案资源,整合相应的数据资源, 使得其更好地发展。

  在大数据的时代,大数据的分析方法是 非常必要的。其中,可视化是最基础、最不 可缺少的方法,当你查询档案的时候,可视 化的优点就会展现出来,比如它可以更直观 的展示数据,更加快速的获取用户需要的数 据。我们可以采用下面几种方法深入到大量 的档案数据内部,挖掘价值。比如,集群、 分割、孤立点分析等算法。语义引擎能从多 样的“文档”中智能提取信息。最近几年以 来,因为数字化和信息化在电子档案中的应 用,大量的数字档案信息资源存在于档案部 门。除此之外,大数据时代所产生的数据也 是非结构化等复杂的数据类型。所以,大数 据分析工具去分析、处理和挖掘数据中蕴含 的价值对档案馆来说是非常必要的,它一定 程度上可以去提高电子档案数据的质量。

  (四)加大档案管理人员培养力度

  做好电子档案管理工作并不容易,工作 人员需要具备专业的能力,以避免信息错误 的状况发生,这对工作人员的要求还是比较 高的。电子档案的实际管理者和实际操作者 是档案人员,档案工作的进行和管理人员的 能力大小有直接的联系。这就要求管理人员 进行多元化的管理,所以档案管理部门应该 提高管理力度,特别是对一些素质比较差的 工作人员更应该加强专业素养的培养,从档 案管理的基本知识以及信息化技术、网络技 术、计算机技术等方面的新知识培训,可以 组织一些培训和考核,特别是针对档案管理 人员,使得管理人员不仅可以有专业的管理 技能,还可以熟悉使用数字化的档案设备, 从而塑造一些专业能力强大,综合能力强的 管理人才,可以促进大数据时代管理工作的 顺利进行。除此之外,应该加大对该类人才 的培养,提供更多的学习交流机会,加大资 金投入进行培训,可以指定一些激励政策, 从而调动档案人员对专业培训的积极性,积 极参与学习深造的活动,把握机会。这样对 企业整体档案人员的专业素养提高有促进作 用,一定程度上可以加强内部档案信息化建 设,从而促进档案工作更好地进行和发展 进步。

  相关论文范文推荐:如何完善电子档案归档工作提升信息化建设水平

  档案信息化建设是时代发展的必然,可以对档案归档及后期管理工作等方面提供较大的便利,具体体现在能够最大程度的减少归档过程中存在的问题,保证电子档案较高的真实性和可靠性,为此下面文章主要探究电力档案归档时存在的主要问题,并且提出了相应的归档提升措施,从而也可以加快档案信息化建设。

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